Hoje, começamos com uma pergunta: Na segunda-feira, ao chegar na empresa, qual a primeira coisa que você faz? Provavelmente lê seus e-mails, ou já é parado no caminho de sua sala, tendo que resolver alguma urgência que aparecera repentinamente. O fato é que, muito provavelmente, você, assim como a maioria dos trabalhadores atuais, está a maior parte do tempo correndo atrás de alguma urgência - ou, na expressão popular, apagando incêndios.

Nesta situação, quem mais sofre é sua capacidade de gestão - por mais importante que seja resolver cada problema que apareça, quanto mais passamos resolvendo os famosos “pepinos”, menos conseguimos dispensar a necessária atenção para as atividades de análise e controle. Essa situação é ainda mais grave no caso dos gestores, que acabam caindo também nesse ritmo de resolução de problemas e, portanto, deslocam sua atividade daquilo que deveria ser seu foco: a análise criteriosa da organização para a tomada de decisões.

Neste post, mostraremos como algumas atitudes básicas podem liberar mais tempo para suas atividades de agregação de valor, e, sobretudo, para a realização de uma gestão de excelência. Vamos a elas:

1.        Controle seu tempo e dimensione suas atividades

Como dissemos, você provavelmente passa pela situação de gargalo descrita acima. Uma saída consiste em separar o final da tarde de sexta-feira para o planejamento da semana seguinte - assim, ao chegar na empresa na manhã de segunda, você terá um exato dimensionamento daquilo que deve ser feito. Perceba que não estamos falando para não ler e-mail ou não atender seus colaboradores ou clientes, mas atentando que até essas atividades básicas podem ser planejadas. Ainda mais importante é deixar isso claro para as pessoas que trabalham com você, pois isto permite que você cumpra com seu próprio planejamento, além de gerar uma atitude reflexa nos outros colaboradores.

2.        Utilize e confie nos sistemas

Ainda é comum que muitas das atividades da organização, por mais que sejam automatizadas, contem com controles paralelos - o que no fundo não passa de retrabalho. Você, que é gestor, pode mudar isso passando a cobrar o comprometimento de sua equipe com os sistemas utilizados. Assim, você deve evidenciar a necessidade de possuir em suas mãos informações fidedignas, cabendo a sua equipe manter atualizado as informações alimentadas nos sistemas. Para evitar as planilhas auxiliares aos lançamentos, oriente a criação de check-list de lançamentos no sistema, evitando falhas e faltas de informação. Você verá como sua gestão será amplificada a partir do momento que você, enquanto gestor, poder contar com as informações consolidadas em uma base única.

3.        Mais gestão e menos operação

Realizando um bom planejamento das suas atividades e otimizando a utilização dos sistemas, você estará pronto para, finalmente, dar mais atenção à gestão, deixando de lado as atividades operacionais que não agregam valor. É claro que você não deixará a operação como um todo, até porque em última instância, é ela que mantém a organização em pleno funcionamento. Mas a chave para o sucesso aqui é definir suas atividades operacionais de forma sempre atrelada à gestão do negócio. Para simplificar, vamos ao exemplo: Você, como gestor, é o aprovador de compras num determinado valor. Portanto, sua atividade no processo é a de verificar aquilo que se está comprando, sua adequabilidade ao orçamento e, baseado nisso, aprová-la ou não. Mas existem dois cenários para isso. No primeiro, você não conta com um sistema organizado. Como consequência, terá que se preocupar se todos os atores do processo fizeram sua parte dentro da conformidade, e, além do mais, supervisionar os prazos do processo em si. Já no segundo cenário, você conta com um sistema organizado: logo, assim que você receber a solicitação de compra, está já lhe informará os conteúdos básicos da compra, bem como a disponibilidade orçamentária, por exemplo. Percebeu a diferença, não é mesmo? No segundo exemplo, você de fato faz gestão, enquanto no primeiro é apenas mais uma parte da operação.

Em posse dessas 3 dicas básicas, você poderá concentrar o seu tempo nas atividades que trazem valor à empresa, diminuindo o retrabalho e aumentando exponencialmente sua produtividade. Agora, faça uma lista das suas atividades básicas, e veja o quanto delas são operacionais e quantas são de gestão. Lembre-se de nossa primeira dica e tente, para semana que vem, equacionar melhor suas ações, concentrando-se nas atividades de gestão. Não esqueça de compartilhar esse plano com as partes que lidam diretamente com você. Feito isso, não esqueça de voltar aqui e deixar seu comentário nos contando da sua experiência. Apostamos que você conseguirá um tempinho pra isso sem maiores problemas.