O processo de emissão de nota fiscal vem se modernizando desde 2006, quando entrou em vigor a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Além de facilitar a fiscalização por conta das secretarias estaduais e municipais de Fazenda, ela dá maior agilidade às empresas durante a expedição e o manuseio. A NF-e gradativamente substituirá a nota em papel.

Hoje a Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória para empresas de determinados segmentos. O Portal da NF-e traz a lista das atividades para as quais é exigida a adoção do documento eletrônico, mas cabe destacar que todas as pessoas jurídicas serão obrigadas a aderir ao sistema da NF-e nos próximos anos.

A adesão ao sistema de Nota Fiscal Eletrônica é simples. O primeiro passo consiste em adquirir um certificado digital, responsável pela comprovação de autenticidade da NF-e. Em seguida, a empresa se cadastra na Secretaria Estadual de Fazenda. A última etapa é a instalação de um software emissor de NF-e.

Dicas

Apesar de simples, a emissão da NF-e requer alguns cuidados especiais. O empresário deve ficar atento para evitar erros no preenchimento do documento e a algumas situações especiais. Veja algumas dicas que facilitarão o uso da NF-e:

1- Software emissor de NF-e

Algumas secretarias estaduais de Fazenda disponibilizam versões gratuitas do programa. No entanto, a maioria apresenta limitações, principalmente para quem emite um volume maior de notas. Porém há no mercado programas eficientes e de baixo custo. Vale a pena fazer o investimento em um software.

2 - Emissão

A empresa pode emitir a NF-e nota a nota ou em lotes de 50, respeitando o limite de 500 kbytes para o arquivo.

3 - Numeração

A NF-e e a nota fiscal em papel têm numerações distintas.

4 - Modelo

O modelo de emissão da NF-e é o 55 e substitui as notas fiscais de modelos 1 e 1-A. Ele tem série com numeração que vai de 001 a 999. Cabe lembrar que notas com número de 890 a 899 são reservadas para a emissão de nota fiscal avulsa. Já as de 990 a 999 são destinadas a notas emitidas em contingência e devidamente autorizadas pelo Sistema de Contingência do Ambiente Nacional.

5 - Outras finalidades

A NFS-e, Nota Fiscal Eletrônica específica para serviços, substitui a Declaração de Serviços, utilizada para o recolhimento do ISS.

6 - Proibição

As empresas obrigadas a aderir ao sistema de NF-e estão impedidas de emitir notas fiscais nos modelos 1 e 1-A.

7 - Limite

A NF-e comporta até 990 itens de produtos. Há ainda o limite para tamanho do arquivo enviado à Secretaria Estadual de Fazenda, que não pode ter mais que 500 kbytes.

8 - Validações

A Secretaria Estadual de Fazenda realiza seis validações para autorizar a emissão da NF-e. São elas: assinatura digital, arquivo digital da nota, numeração, autorização do emitente, regularidade fiscal da pessoa jurídica que emite a NF-e e observância das regras previstas no Portal da NF-e (http://www.nfe.fazenda.gov.br).

9 - Tempo para autorização

A emissão da NF-e é autorizada instantaneamente. As validações levam menos de um segundo.

10 - Sem mudança

Depois de emitida, a NF-e não pode ser alterada.

11 - DANFE

Muitas pessoas ainda confundem o Documento Auxiliar de da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) com a NF-e. O Danfe apenas a representa graficamente a nota.

12 - Cancelamento

O cancelamento da NF-e depende de autorização das autoridades fiscais. Além disso, não pode ter ocorrido a saída do produto. A Nota Fiscal Eletrônica cancelada não precisa ser inutilizada.

13 - Contador

Os profissionais de contabilidade podem visualizar as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas por seus clientes. Para isso, basta fazer o download de software específico no Portal da NF-e.

14 - Problemas no computador

Se ocorrer algum problema com o computador no qual está instalado o software de emissão da NF-e, a empresa deve seguir os procedimentos de contingência previstos no Manual de Orientação do Contribuinte. O ideal é manter cópias do programa instaladas em mais de um dispositivo ou opte por uma software online, neste caso seus arquivos estarão disponíveis em qualquer lugar.

15 - Problemas na emissão

Caso o contribuinte não consiga emitir a NF-e por conta de problemas na transmissão dos dados, deve solicitar autorização para a nota utilizando o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (Scan).

A entrada em vigor da NF-e trouxe inúmeros benefícios para as empresas. Entre eles, destacam-se a redução do uso de papel, a agilização da fiscalização e na entrega de produtos, a redução no custo de armazenamento e o estímulo ao e-commerce.

A emissão da NF-e em sua empresa acontece sem problemas? Qual é a sua maior dificuldade? Deixe o seu comentário.